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困った!電話しながらメモするのが遅い時の対処法

      2016/03/18

困った!電話しながらメモするのが遅い時の対処法

電話対応でメモをするのが遅いと相手に不快感を与えてしまうのではないかと不安になってしまいますよね。

今回は電話しながらメモするのが遅い時の対処法を紹介します。

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電話対応の基本

●常にメモを取れるようにしておく

机の上は整理整頓しておき、メモ用紙とペンを用意していつでも書き込める状態にしておきます。 メモ用紙を探すために、お客様を待たせてはいけません。

また、電話の受話器は利き手の逆の手で持ち、すぐにメモを取れる状態にしておきましょう。

●作業をしながら電話応対しない

忙しいからといって、パソコンで作業をしながら電話に出るのは失礼です。

頬づえをつきながら、関係のない書類を見ながら・・といった、ながら電話はNGです。

飲食しながら出るのはもってのほかです。

●呼び出し中は保留にする

呼び出すときには、たとえ近くにいるときでも保留音を流すようにします。

こちらの会話が相手に聞こえてしまわないように、先方には普段から敬称をつけておくことも大切です。

●伝言は正確に

伝言があった場合は、正確に聞いてメモを取ります。

相手の会社名、所属、名前、連絡先などは復唱して確認をとるようにします。

●電話を受けた場合は先に切らない

電話を切る時には「失礼いたします」と言います。

電話を受けた場合は、相手が先に切るのを待ちましょう。

自分が先に切ることは失礼にあたります。

切るときは指でフックをそっと押して受話器を置きます。

引用元-電話応対は社会人の基本スキル

電話対応メモとは

電話応対メモ(伝言メモ・連絡メモ)とは、担当者が不在あるいは席をはずしているときに、担当者に代わって電話を受けた人が、担当者に下記のことを伝えるためのメモです。電話メモとも言います。

特にオフィス(ビジネスシーン)では欠かせないものです。

電話応対メモに記載する基礎・基本情報
1. いつ電話がかかってきたのか
2. 誰からの電話か(先方の社名、氏名)
3. 先方の連絡先は
4. どんな用件か
5. 誰が代わりに電話を受けたのか

特に、
「2.誰からの電話か(先方の社名、氏名)」
「3.先方の連絡先電話番号」
は最も重要な情報です。

必ずメモをとり、復唱して先方に確認しましょう。

引用元-「電話メモ」電話対応メモ・電話応対メモ・伝言メモ・連絡メモ・休み・雛形

メモするのが遅いのを改善するポイント

(1)読みやすく書く方法を会得せよ!

・メモの基本は箇条書き

・一文一意
 →一つの文には一つの内容しか書かない。

・カタカナを使う
 →思い出せない漢字は、カタカナで書く。
 →画数が多い字、読み間違いしやすい字も。
 →直線の多いカタカナは字が崩れにくい。

・英語は母音を省略
 →ハネダ=HANEDA=HND

・時間の書き方
 →「:」は不要。24時間表記
 →午後2時43分の場合=1443

 以上の書き方で実際にメモを取ると……

(例)午後3時にA社が新商品のプレゼンに来社。 
 ×=3:00pm A新商品プレゼンにクル
 ○=1500Aクル。新商品プレゼン。

(2)重要な情報を見極めろ!

・資料中の「目印キーワード」を探す
 →「アンダーライン」や「*」「○」など。

・発言内の「前ふり言葉」を聞き逃さない
 →内容を要約するときに「ようするに」が出てくる。その直後は重要。「つまり」「たとえば」「なぜなら」「だから」などの“前ふり”の言葉も同様!

・そして、重要な情報は大きく書く

(3)メモすべき内容を予測せよ!

 人の話の流れには4つの要素がある。

[P]=Point(要点)
[R]=Reason(理由)
[E]=Example(具体例)
[P]=Point(結論)

 「要点→理由→具体例→結論」の順で話をまとめると聞き手は理解しやすくなるという。頭文字をとって「PREP法」と呼ばれる話法だ。これを踏まえて話を聞いていれば、どこに重要な情報が予測でき、メモしやすい、というわけだ。具体例に落としこんでみると…

要点   年末に恋人にプロポーズをしたい。
理由   彼女が24歳のうちに結婚したいと言っているが、来年7月には25歳になる。
具体例  結婚準備は最低でも半年は要るだろう。
結論   ベタだが、クリスマスあたりに指輪を贈ろう。

引用元-「自衛隊に学ぶメモ術」から超使えるメモの技を伝授 – ライブドアニュース

電話対応で素早くメモするにはどうすればいい?

まず相手が「㈱○○の▲▲(名前)です」と名乗るので、「お世話になっております」と言いながら、社名をメモる。名前は無視。

で最後、「□□(自分の会社の人)さんお願いします」と来たらその人に回す前に「申し訳ございません、もう一度お名前よろしいですか?」と聞く。

ここでは社名をもう一度言ってくる人も言ってこない人もいますが、社名は既に控えてあるため、名前だけをしっかり聞き取ればおk。

やはり慣れないと単語単語を頭の中で連呼して理解してからメモるので、メモる対象がいくつもあると厳しいですし、二兎追ってどちらも聞き取れないでは元も子もありません。

ここだけ聞き取ると決め撃ちすると落ち着いて対応できますよ

引用元-電話対応の時、会社名、名前をメモするのが遅いので、何度も… – Yahoo!知恵袋

伝言を頼まれた時のメモの取り方

相手から伝言を頼まれた場合は、あいづちを打ちながらポイントを復唱し、メモをとります。

伝言を聞き終わったら復唱して確認します。

最後に自分の名前を名乗りあいさつします。

「私××と申します。○○が戻りましたらすぐに申し伝えます。本日はお電話ありがとうございました」

電話を切ったら、名指しされた人宛に用件を伝えるためのメモをつくります。

用件を簡潔に書きますが、相手の様子など、知りえた情報はメモに必ず加えておきましょう。
受付日、時間、受付者名も忘れずに書きます。

メモができたら、名指しされた人の机の上に置き、本人が戻ってきたらすぐに口頭でも伝えます。

相手から伝言がなくても、電話がかかってきたことはメモと口頭で伝えるようにします。

引用元-知っておきたい電話の取り次ぎ方5つのこと | 実用マナーページ「manapa」

メモを取るのが遅いのが気になる時の練習方法

テレビを見ながらメモを取る

まずは,家でテレビでも見ながらくつろいでください。

見る番組は何でもかまいません。

ただし,ビデオやDVDではなく,かならずテレビ番組を見てください。

録画してあるものでもかまいませんが,できれば今やっているものを見ていただくのがベストです。

通常,ほとんどのテレビ局で,番組と番組の間や番組の途中でコマーシャル(CM)が入ります。

そこで,テレビを見ていて,CMが始まったら,すかさずメモツールを手にとってください。

そして,CMの内容をメモするのです。

当然,メモツールはいつも持ち歩いているはずですから,手をのばせば届く所に置いてありますよね。

CMをメモをする

CMは短ければ15秒,長くても30秒が普通です。

その短い時間の間に,いろいろな情報が凝縮されています。

それを片っ端からメモしてください。

どんなジャンルの商品か。

商品名はなにか。

誰が出ていたか。

誰のどんな音楽を使っているか。

全体の構成はどうなっているか。

メモすることはいくらでもあります。

おそらく,最初は商品名や会社名を書き留めるのが精一杯かもしれません。

慣れてくれば,出演しているタレントやら,バックに流れている音楽の情報も書き留めることができるようになるでしょう。

短い時間に,どれだけたくさんのメモを残せるか,挑戦してみてください。

商品ではなく,番組の宣伝のCMかもしれません。

そういう場合はもちろん,番組のタイトルや内容,出演者,いつ放送されるのか,などをメモすればよいのです。

とにかく,限られた時間で消えてしまうCMの内容を,可能な限りメモに残してください。

引用元-第5回 メモを取る練習をする:確実に身につける!メモ術基本レッスン|gihyo.jp … 技術評論社

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