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困った!電話しながらメモするのが遅い時の対処法

      2017/03/24

困った!電話しながらメモするのが遅い時の対処法

電話対応でメモをするのが遅いと相手に不快感を与えてしまうのではないかと不安になってしまいますよね。

今回は電話しながらメモするのが遅い時の対処法を紹介します。

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電話対応の基本

机の上が整理整頓されているのが理想ですが、大切なのは常にメモが取れるように、メモ用紙とペンを机の上のいつも決まった同じ場所に置いておくことです。

筆記具を探すためにお客様をお待たせしてはいけません。

いつでもすぐにメモが取れるように普段から心がけておけば、自然に意識せずともメモを取り始めることができるようになります。

また、電話の受話器は利き手ではないほうの手で取るとようにします。

なぜなら、最初に利き手で受話器を取ってしまうと、メモを取り始めるためにはペンと受話器を左右交換して持ち替えなければならず、そのぶん時間をロスするからです。

そうしてあたふたしている間にも相手は話続けているのですから。

また、電話を誰かに取り次ぐケースも多くありますが、替わる相手を呼び出しているあいだは、たとえ近くにいてすぐに出られそうな状況であっても、きちんと保留にするようにします。

転送や保留の操作に誤りがあってこちらのやり取りが聞こえてしまうリスクはゼロではありません。

なので普段からお客様に敬称をつけて呼ぶようにしておくことも大切です。

もしも替わる相手が不在の場合は伝言を預かることもあるでしょう。

その場合は、内容を正確に聞き取ることが重要です。

相手の名前、会社名、部署、連絡先は、煩わしいと思われることを恐れずに、復唱して確認します。

あやふやな内容で誤った伝言が伝わるほうが、後々大きなトラブルに発展する危険性が高まりますから、確認しすぎるくらいでよいのです。

そして会話が済んだら「失礼いたします」と言って、相手が切ってから受話器を置きます。

自分が先に切るのは失礼に当たります。

また切る際もフックを指で押して切ってから受話器を置きます。

電話対応メモとは

会社によって「伝言メモ」や「連絡メモ」と呼ばれたりする電話応対メモですが、それは担当者が不在であったり席を外しているときに電話を受けた人が、通話の内容を担当者に伝えるための伝言メモです。

特にオフィスでは欠かせないツールのひとつです。

一般的な記載内容は次のようなものです。

  1. いつ電話を受けたか
  2. 誰からの電話か(先方の指名、会社名)
  3. 先方の連絡先電話番号
  4. どんな用件だったのか
  5. 代わりに電話を受けたのは誰か

特に、「2.誰からの電話か」と「3.先方の連絡先電話番号」 は最も重要な情報です。

必ず復唱して先方に確認し、メモに残しましょう。

使用頻度の高いメモなのであらかじめ必要な項目の記入欄を用意して穴埋めするだけでよいように、メモのテンプレートを作ってオフィスで共有していることも珍しくありません。

そのような定型フォーマットの伝言メモは、市販されていたり、個人で作ったオリジナルのものがインターネットで公開されていて自由に使っていい場合もあります。

メモするのが遅いのを改善するポイント

  • 箇条書きが基本です
  • 一つの文には一つの内容しか書かない
  • こんな場合はカタカナで
  •  → 思い出せない漢字
     → 画数が多い字
     → 読み間違いしやすい字

直線の多いカタカナは字が崩れにくいのです

  • 略語を取り入れる
  •  → MTG = meeting = ミーティング、会議
     → ASAP = as soon as possible = なるべく早く
     → BTW = by the way = ところで

  • 時間は数字だけ書けばよい
  •  →「:」は不要。

そして24時間表記
 → 午後1時23分 = 1323

 以上のコツを意識してメモを取ると

午後4時からA会議室で新企画のミーティング

→ 1600 A 新企画MTG

短くても後から見返して内容がわかればよいのです。

  • 「前ふり言葉」を聞き取ってその後のワードに注目
  •  → 内容を要約するときには「ようするに」と言います。

その後が伝えたいことです。

「つまり」「たとえば」「なぜなら」「だから」なども同じ“前ふり”の言葉なので
 あとに続くワードの聞き取りに集中すればよいのです。

  • 重要な情報は大きな文字で書きましょう

電話対応で素早くメモするにはどうすればいい?

よく電話をかけてくる人の場合ではなく、まったく聞いたことがない会社名と名前の人からの電話を受けたときはどうすればよいでしょうか。

ちょっとしたコツがあるので覚えてください。

ほとんどの相手は「会社名と自分の名前」を言いますので、「いつもお世話になっております」と言いながら会社名だけをメモします。

ここで名前はあえて無視でいいです。

次に「〇〇さんお願いします」と
言われたら、電話を回す前のタイミングで「恐れ入りますが、もう一度お名前をよろしいですか?」と言ってお名前を確認しましょう。

ここで「何度も聞くな」などと怒り出す人はほとんどいませんので、臆することなく伺いましょう。

社名をもう一度言ってくる人や言ってこない人もいたりしますが、会社名は既に控えてあるので、名前を聞き取ることにだけ集中すればよいのです。

慣れていないと聞き取った単語を頭の中で繰り返し反復してから書き留めるので、メモる対象がいくつもあったら、どちらも聞き取れないリスクが高まります。

なので聞き取る範囲を限定すると落ち着いて対応できます。

伝言を頼まれた時のメモの取り方

不在の担当者への伝言を頼まれた場合は、1項目ごとにあいづちを打ちながら復唱しメモを取ります。

伝言を聞き終わったら復唱して確認しましょう。

最後に自分の名前を名乗って挨拶をします。

「私××と申します。○○が戻りましたらすぐに申し伝えます」とお伝えしましょう。

電話を置いたら、指名された人宛に用件を伝えるためのメモを書きます。

用件は簡潔に書きますが、会話中の雰囲気など、付随する情報もメモに加えておきましょう。

電話を受けた日、時刻、自分の名前も忘れずに書きましょう。

メモができたら、指名された人の机上にメモを置いておき、本人が席に戻ってきたら口頭でも伝えましょう。

もしも相手から伝言がなかったとしても、電話がかかってきたことはメモと口頭で伝えるようにします。

定型のメモだと、折り返し電話をかけて下さいとか、もう一度相手から電話がかかってきますなどの要素をチェックボックスにマークを付けるだけの最小限の書き込みでメモができる工夫が凝らされているものが多く、おススメです。

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